De SSO pakt proces voor projecten voortaan Lean aan

De Shared Service Organisatie (SSO) van CVO wil de processen voortaan Lean aanpakken. Dat houdt in: meer duidelijkheid vooraf en minder onnodige stappen in de loop van het proces. Een voorbeeld daarvan is het proces voor de projecten van de afdeling ICT. Ad Welten, servicemanager SSO ICT, vertelt wat dit inhoudt.

Onlangs heeft de afdeling ICT van de SSO het totale proces rondom projecten onderworpen aan de Lean-methodiek, van het begin (de initiatiefase) tot en met de afsluiting (in het jargon: de decharge). Ad Welten vertelt over zijn bevindingen.

Waarom Lean?

Het doel om processen Lean uit te voeren is: overtollige stappen elimineren. De Lean-methodiek laat zien dat processen binnen organisaties onnodige stappen bevat. Dit bleek ook van toepassing te zijn in het proces rondom de projecten van de afdeling ICT, waar meerdere teams bij betrokken zijn.

Waarom voor dit proces is gekozen, is eenvoudig te verklaren volgens Ad: ’Zowel de scholen als SSO ICT hebben in het verleden de wens uitgesproken dit proces te verduidelijken, met name het begin van het proces. Daarnaast was vooraf niet altijd helder wat het beoogde resultaat van een project moest zijn. Soms zijn er meningsverschillen of de gerealiseerde oplossing voldoet aan de verwachting van de scholen(groepen). Het proces wordt daarom binnen Lean aangepakt, om juist op die punten duidelijkheid te creëren. Het spreekt voor zich dat (tussentijdse) toetsing met vertegenwoordigers van de scholen(groepen) bijdraagt aan de ervaring van een gezamenlijk proces. We verwachten dat zowel de scholen(groepen) als SSO ICT hier baat bij hebben. Het is belangrijk dit ook te toetsen binnen de CVO-organisatie.’

Het huidige proces in kaart

Om een proces ‘Lean te maken’, wordt altijd eerst het huidige proces in kaart gebracht. Dat is ook gedaan voor de projecten van SSO ICT. Vertegenwoordigers van de scholen(groepen) hebben verteld hoe zij het huidige proces zien en wat hun ervaringen zijn. Ad: ‘Door iedereen zijn zegje over de huidige situatie te laten doen, zijn er zienswijzen boven tafel gekomen waarvan sommigen niet eens wisten dat die bestonden. En dan heb ik het niet over uitzonderingen, of misschien juist wel, maar dan was de uitzondering gepromoveerd tot regel. En dat laatste is niet wat je moet doen, en zeker niet in Lean. Lean is een systematische (continue verbeter-) aanpak om activiteiten die geen waarde toevoegen aan het proces te verminderen of te elimineren. Lean legt de nadruk op het verwijderen van verspillingen in het proces om zo meer toegevoegde waarde binnen de keten te realiseren. Een Lean-proces beschrijft dus de ideale situatie, waarbij wel rekening wordt gehouden met varianten, maar zonder elke uitzondering in het proces volledig te beschrijven. Het proces wordt dan te omvangrijk en is niet meer te overzien. Een afwijking of onduidelijke beschrijving in het proces moet worden beoordeeld. Dit doen we door bijvoorbeeld een stap terug te zetten in het beschreven proces, waardoor verheldering ontstaat.’

Werken aan de toekomstige situatie

In het nieuw te beschrijven proces rondom de projecten van SSO ICT wordt ook rekening gehouden met de toekomstige situatie en dat is de komst van een bedrijfsbureau. Ad: 'Het proces zoals we dat tot nu toe hebben gehanteerd, bestond uit het opstellen van een inschatting van de kosten. Deze kosten werden op de begroting gezet. Na akkoord op de begroting werd dieper onderzocht wat het project beoogde en dan werd een betere inschatting gemaakt van de kosten. Het mag duidelijk zijn dat het bedrag in de begroting niet altijd overeenkwam met het nieuw ingeschatte bedrag.’

In de nieuwe situatie, met een bedrijfsbureau, moet die werkwijze tot het verleden gaan behoren. ’Het verschil ten opzichte van de huidige situatie is dat aan het begin bij de projectaanvraag de specificaties en eisen en wensen al helder moeten zijn. Als dit het geval is, kan een reële kostenindicatie worden afgegeven op grond waarvan de schoolleiding kan besluiten of een project al dan niet moet doorgaan. Bij doorgang wordt het project opgenomen in de projectenkalender van het bedrijfsbureau’, vertelt Ad.

In de nieuwe situatie ontstaat door middel van rapportering over de lopende projecten beter inzicht in de status en de voortgang van de projecten (projectsturing en –monitoring).
Ook zijn in de toekomstige situatie enkele momenten opgenomen waar een akkoord moet worden gegeven. Ad: ‘Dat is noodzakelijk omdat vanaf een bepaald moment kosten worden gemaakt, dan is het belangrijk dat bekend is welke kosten dat zijn.’. Aan het eind van het proces zit eveneens een akkoord, zodat getoetst wordt of oplevering is gedaan conform de specificaties en eisen of wensen die aan het begin zijn overeengekomen (decharge).

‘Mijn indruk over het nieuwe proces voor de projecten van ICT is dat het niet alleen simpeler wordt, met enkele officiële stappen voor een akkoord, maar ook professioneler. De komende maanden gaan we verder aan de slag met het proces. Niet alleen binnen SSO ICT, maar binnen de SSO in zijn algemeenheid, zodat alle SSO-afdelingen vanuit een eenduidig proces gaan werken. Ook de scholengroepen worden betrokken om te komen tot een integraal proces. Op die manier kunnen we straks als CVO-organisatie allemaal het voordeel hiervan ervaren’, besluit Ad.

Lees ook het eerdere bericht over de Lean bootcamp van SSO: https://cvo.nl/nieuws/lean-boo...