Ondersteuningsteams SSO: een krachtige verbinding met de scholen
Sinds enige tijd werkt de CVO Shared Service Organisatie (SSO) met ondersteuningsteams. De ondersteuningsteams hebben als doel de scholen(groepen) te voorzien van informatie en advies. Samen met de scholen(groepen) stemmen de ondersteuningsteams de te leveren producten en diensten integraal af, zodat deze goed aansluiten op de behoeften van de scholen(groepen).
In het ondersteuningsteam zijn de disciplines HR, Financiën, HuFa en ICT van de SSO vertegenwoordigd. Op deze manier werken de SSO en de school/scholengroep op een efficiënte manier samen aan samenwerken en wordt de kwaliteit van de dienstverlening vanuit de SSO gewaarborgd. Het ondersteuningsteam staat in nauw contact met de scholen(groepen) en heeft daardoor zicht op de behoeften. De managers SSO sturen de eigen afdelingen aan en bewaken het hele dienstverleningsproces en de kwaliteit ervan richting de scholen, met oog voor de CVO-brede visie.
Het ondersteuningsteam van het Comenius College
Het Comenius College is een van de scholengroepen waar een ondersteuningsteam operationeel is. In het voorjaar hield het ondersteuningsteam in samenwerking met de directies van de scholen een kick-off om de doelen en behoeften van de verschillende Comenius-scholen inzichtelijk te krijgen. Onder het mom van ‘een goed gesprek’ is duidelijk geworden wat men samen wil ontwikkelen, leren en verbeteren. De groep ging in gesprek over vraagstukken en knelpunten om te bepalen met welke acties de leden gezamenlijk aan de slag kunnen.
Tanja van den Berge, directeur bedrijfsvoering van het Comenius College, vertelt: ‘De bijeenkomst was creatief vormgegeven. Via afbeeldingen hebben we met elkaar ervaringen en ideeën uitgewisseld over de huidige samenwerking van de scholen met de SSO. Hieruit kwam enerzijds naar voren dat informatie over en weer soms niet op juiste wijze wordt aangeleverd. Anderzijds ervaren medewerkers moeite met procedures die bij innovatietrajecten gevolgd moeten worden. Het gaf in positieve zin inzicht in hoe de samenwerking te versterken is.’
‘Met elkaar en voor elkaar is een uitspraak die écht handen en voeten krijgt’, vult Marc van Hekke, regisseur SSO Huisvesting en Facilitair, aan.
Als eerste actiepunt is een begin gemaakt met een beleids- en kwaliteitsagenda. Hierin zijn de belangrijke mijlpalen van de processen op de scholen gebundeld met de processen van het ondersteuningsteam. Marlijn van der Sluis, beleidsmedewerker onderwijs van het Comenius College, zegt: ‘Zo kunnen we elkaar tijdig van de juiste informatie voorzien.’
De kracht van een ondersteuningsteam
Het ondersteuningsteam van Comenius gaat met een goed gevulde ontwikkelagenda enthousiast aan de slag. Het team komt periodiek samen om de producten en diensten af te stemmen, de voortgang hiervan te bewaken en tijdig bij te sturen indien nodig. Naast een goede afstemming, zorgt de samenwerking ook voor een duurzame en profijtelijke relatie tussen de scholengroep en de SSO.
Door de intensieve samenwerking weten de deelnemers en de scholen elkaar beter te vinden dan voorheen; lijnen zijn korter geworden. ‘Ook krijgen we beter inzicht in elkaars processen en waarom het belangrijk is dat informatie op specifieke momenten beschikbaar moet zijn. Door dit inzicht is er meer begrip voor elkaars situatie en zullen processen in de toekomst beter en soepeler verlopen’, aldus Ad Welten, Servicemanager SSO ICT.
Voor jouw school/scholengroep ook een ondersteuningsteam?
De SSO wil de samenwerking met de scholen via de ondersteuningsteams verder intensiveren en ontwikkelen om ervoor te zorgen dat de dienstverlening nog beter aansluit op de wensen en behoeften van de scholen(groepen). Om het optimale uit de samenwerking tussen school en de SSO te halen, is het starten van een ondersteuningsteam een goed middel. Door samen een agenda op te stellen, te bepalen wat belangrijk is en dit uit te werken ontstaat er wederzijds begrip, meer inzicht en een betere samenwerking.